Ny hantering av dokument
Bakgrund och syfte
Den vanligaste orsaken till att ett ärende avvisas är att det finns brister i något av de uppladdade dokumenten som banker granskar vid inbjudan. I dessa fall har den generella avvisningsorsaken ”Fel i dokument” använts. Ibland har mäklare uppfattat anledningen till avvisningen som otydlig och svår att förstå.
Från och med onsdagen den 13:e maj kommer banker i stället för att avvisa dessa ärenden, markera dem som inkompletta. Den generella avvisningsorsaken ”Fel i dokument” tas bort och banker kommer i stället att på respektive dokument de anser är felaktigt eller ofullständigt ange en kommentar. Syftet med den nya funktionaliteten är att tydliggöra vad mäklaren behöver komplettera för att få sitt ärende accepterat.
Då denna nya funktion påverkar hanteringen vid inbjudan av säljarens och köparens bank är det viktigt att läsa informationen. Det finns även en inspelad instruktionsfilm.
Se inspelad instruktionsfilm: LÄNK TILL YOUTUBE
Vid inbjudan av säljarens- och/eller köparens bank kan de nu besvara inbjudan genom att:
✅ Acceptera inbjudan
❌ Avvisa inbjudan, med någon av nedan orsaker:
-
- Felinbjuden
- Icke applicerbart tamburärende
- Kontakta kunden
- Registrerad objektsinformation i Tambur är felaktig/ofullständig
- Annan orsak (med obligatorisk kommentar)
🟡 Begära en komplettering
-
- Av befintligt dokument
- Nytt saknat dokument
Hantera en inkomplett inbjudan
Om banken, i samband med hantering av ett nytt ärende, vill att mäklaren kompletterar underlaget innan inbjudan accepteras kan banken markera att:
- Ett eller flera uppladdade dokument är inkompletta och behöver kompletteras, och/eller
- Begära nya saknade dokument som inte är uppladdade
Ärendet kommer att visas för mäklaren i arbetsvyn Lämna information. Den bank som har begärt kompletteringen kommer även att få status "Inkomplett". I det nya blocket Hantera dokument visas uppladdade dokument och de dokument som har begärts av banken, samt om de avser ett nytt dokument eller en komplettering av ett befintlig dokument.
Mäklaren behöver komplettera ärendet men behöver inte bjuda in banken på nytt, ärendet kommer skickas tillbaka till banken för ny hantering när mäklaren har:
- Laddat upp de begärda dokumenten, eller
- Avvisat begäran
Hantera komplettering på ett accepterat ärende
Banker kan när som helst efter att de har accepterat ärendet begära ett dokument. Ärendet hamnar även då i arbetsvyn Lämna information med anledning ”Komplettera dokument” i informations-kolumnen.
När ett ärende har status Pågående (efter att banken har accepterat det) skickas det löpande tillbaka till banken i takt med att mäklaren gör kompletteringar. Det innebär att banken kan påbörja granskning direkt när något uppdaterats.
Om banken till exempel har begärt två dokument skickas ärendet vidare så snart ett av dem har laddats upp. Banken kan därmed ta del av kompletteringarna successivt, även om vissa dokument tar längre tid att ta fram.
Ärendet lämnar dock inte arbetsvyn Lämna information förrän samtliga begärda dokument har hanterats.
Hantera komplettering via dokumentsvyn
Det är möjligt för mäklare att hantera komplettering av ärenden både innan och efter att banken har accepterat ärendet via dokumentsvyn på ärendet. Det vill säga om ärendet söks upp via översikten och inte via arbetsvyn Lämna information.
Begärda dokument
Här visas vilket dokument som är begärt, vem det är begärt av samt om det avser komplettering eller ett nytt dokument.
Under respektive begärt dokument framgår även en kommentar från den bank som begärt dokumentet, syftet är att det tydligt ska framgå anledningen till begäran.
Avvisa begäran
Vid en begäran om ett nytt dokument kan mäklaren avvisa begäran. Anledningarna kan vara olika, till exempel att dokumentet har skannats och laddats upp tillsammans med en annan PDF, att dokumentet inte finns eller att mäklaren bedömer att det inte behövs.
När ärendet kommer tillbaka till banken kan bankhandläggaren välja att bekräfta avvisningen eller begära dokumentet på nytt.
Komplettera dokument
När mäklaren laddar upp ett kompletterat dokument ersätter det den tidigare filen. Ett kompletterat dokument visualiseras med en blå ikon under "Uppladdat från mäklare" för att ge en tydlig spårbarhet.
Övrig information
Övrigt dokument
Banken kan nu begära dokumenttypen ”övrigt” när rätt typ saknas i Tambur. Vid val av ”övrigt” måste en kommentar anges så att mäklaren tydligt förstår vad som efterfrågas.
Nya notifieringar
En notifiering skickas när banken begär komplettering innan ärendet är accepterat om det är pågående. Dessa notifieringar är förvalt på men kan inaktiveras under notifieringsinställningar.
Förtydligad avvisningsorsak
Avvisningsorsaken ”Objektsinformation felaktig/ofullständig” har förtydligats och heter nu ”Registrerad objektsinformation i Tambur är felaktig/ofullständig”. Syftet är att minska risken att avvisningsorsaken används på fel sätt av bankerna.